Obowiązkowe informacje o ochronie danych osobowych, dla osób, których dane są przetwarzane.
Szanowni Państwo,
w firmie MARDIM BUDOWNICTWO SP. Z O.O., mając świadomość znaczenia przetwarzanych danych osobowych, przykładamy najwyższą wagę do zapewnienia im odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa. Dane osobowe należą do kluczowych zasobów informacyjnych firmy i jako takim zapewniamy odpowiednią ochronę. Przetwarzanie Państwa danych osobowych odbywa się z poszanowaniem zasad dotyczących przetwarzania: – zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości, – ograniczenia celu, – minimalizacji danych, – prawidłowości, – ograniczenia przechowywania , – integralności i poufności. Wykonując obowiązki administratora danych określone w art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, przedstawiamy informacje należne osobom, których dane przetwarzamy w naszej spółce. Wszelkie pytania dotyczące ochrony Państwa danych osobowych możecie Państwo kierować pisemnie na adres: MARDIM BUDOWNICTWO SP. Z O.O. Droginia 271a 32-400 Myślenice lub elektronicznie: biuro@mardim.pl.
POLITYKA PRYWATNOŚCI DOTYCZĄCA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH
Zgodnie z ustaleniami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Ogólne rozporządzenie o ochronie danych; dalej: RODO) (Dz. Urz. UE L Nr 119 z 04.05.2016):
1. Administratorem Państwa danych osobowych, w rozumieniu art. 13 i 14 RODO, jest MARDIM BUDOWNICTWO SP. Z O.O., tel. kontaktowy: 505 280 876, biuro@mardim.pl
2. Celem i podstawą prawną przetwarzania Państwa danych osobowych jest: wykonanie zawieranej umowy deweloperskiej lub podjęcie działań na Państwa żądanie, przed zawarciem umowy oraz rozpatrzenie zgłoszenia reklamacyjnego (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); wykonanie ciążących na Administratorze obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO); realizowanie prawnie uzasadnionych interesów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) w postaci zabezpieczenia ewentualnych roszczeń cywilnoprawnych, marketingu prowadzonego przez i na zlecenie Administratora oraz obsługi zapytań ofertowych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); otrzymywanie informacji handlowych na podstawie udzielonej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
3. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji w/w. celów np. do zawarcia umowy lub rozpatrzenia reklamacji czy odpowiedzi na zadane pytanie ofertowe. Wyrażenie zgody jest zawsze w pełni dobrowolne, w szczególności gdy zgoda dotyczy przesyłania informacji handlowych drogą elektroniczną.
4. Administrator nie zamierza przekazywać danych osobowych do państwa trzeciego ani do organizacji międzynarodowych.
5. Dane osobowe będą uzyskiwane bezpośrednio od Państwa, jak również mogą być przekazane przez pośrednika nieruchomości w ramach zawartej z nim umowy – w celu umożliwienia kontaktu z Państwem, a także z powszechnie dostępnych portali branżowych, po wyrażeniu zgody na otrzymywanie newslettera.
6. Odbiorcą Państwa danych osobowych będą wyłącznie podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa oraz podmioty współpracujące przy realizacji inwestycji i wykonywaniu umów, takie jak: koordynator robót budowlanych, firmy wykańczające lokale, notariusz, administrator osiedla (budynku), firma świadcząca usługi IT, biuro rachunkowe, bank prowadzący mieszkaniowy rachunek powierniczy w celu niezbędnym do wykonania umowy deweloperskiej i prowadzenia takiego rachunku, doradca kredytowy i bank (w przypadku posiłkowania się kredytem lub pożyczką bankową przy zakupie nieruchomości).
7. Dane osobowe są przetwarzane przez następujące okresy:
a) w celu zawarcia i realizacji zawartej umowy – do czasu zakończenia jej realizacji , a po tym czasie – dla zabezpieczenia ewentualnych roszczeń cywilnoprawnych – do momentu ich przedawnienia lub skutecznego zgłoszenia sprzeciwu,
b) w celu rozpatrzenia zgłoszenia reklamacyjnego – do czasu przedawnienia potencjalnych roszczeń związanych z reklamacją lub krócej, jeżeli zostanie zgłoszony skuteczny sprzeciw,
c) w celu wypełnienia obowiązków prawnych – przez okres wskazany w przepisach prawa podatkowego, co do zasady 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym wystawiono fakturę,
d) w celu obsługi zapytań ofertowych, marketingu i promocji – do czasu zgłoszenia sprzeciwu lub cofnięcia zgody na takie przetwarzanie, a po zgłoszeniu sprzeciwu/wycofaniu zgody wyłącznie w celu obrony przed roszczeniami – przez okres przedawnienia roszczeń z tytułu naruszenia dóbr osobistych
8. Każdy, kto przekazał swoje dane osobowe ma prawo:
a) dostępu do swoich danych, w tym uzyskania kopii danych
b) do sprostowania swoich danych,
c) do usunięcia swoich danych,
d) ograniczenia przetwarzania danych,
e) do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
f) do przenoszenia danych,
g) do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, tel. (22) 531 03 00,
h) do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych,
i) do niepodlegania zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
W celu wykonania wyżej wymienionych praw, należy skierować żądanie poprzez wiadomość e-mail: biuro@mardim.pl lub przesłać informację na adres siedziby Administratora.
Niniejszy dokument wyznacza reguły i zasady ochrony danych osobowych.
. Wprowadzenie
1.1. Informacja wstępna
Niniejsza „Polityka bezpieczeństwa”, zwana dalej Polityką, została sporządzona w celu wykazania, że dane osobowe są przetwarzane i zabezpieczone zgodnie z wymogami prawa, dotyczącymi zasad przetwarzania i zabezpieczenia danych w firmie MARDIM BUDOWNICTWO SP. Z O.O., w tym z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO).
1.2. Podstawowe pojęcia
Administrator – w tym dokumencie rozumiany jako MARDIM BUDOWNICTWO SP. Z O.O.;
Dane osobowe – wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej;
Hasło – ciąg znaków literowych, cyfrowych lub innych, znany jedynie osobie uprawnionej do pracy w systemie informatycznym (Użytkownikowi) w razie przetwarzania danych osobowych w takim systemie;
Podmiot powierzający – osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, jednostka lub inny podmiot, który przetwarza dane osobowe w imieniu administratora;
Przetwarzanie danych – operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie;
PUODO – Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub jego następca prawny będący organem nadzorczym w rozumieniu RODO
Odbiorca – osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, jednostka lub inny podmiot, któremu ujawnia się dane osobowe niezależnie od tego, czy jest stroną trzecią. Organy publiczne, które mogą otrzymywać dane osobowe w ramach konkretnego postępowania zgodnie z prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, nie są jednak uznawane za odbiorców; przetwarzanie tych danych przez te organy publiczne musi być zgodne z przepisami o ochronie danych mającymi zastosowanie stosownie do celów przetwarzania;
System informatyczny – zespół współpracujących ze sobą urządzeń, programów, procedur przetwarzania informacji narzędzi programowych zastosowanych w celu przetwarzania danych;
Zbiór danych – każdy uporządkowany zestaw danych o charakterze osobowym, dostępny według określonych kryteriów.
Zgoda – dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych;
2. Postanowienia ogólne
Polityka dotyczy wszystkich danych osobowych przetwarzanych przez Administratora, niezależnie od formy ich przetwarzania – zautomatyzowany (np. przy wykorzystaniu systemu informatycznego) i niezautomatyzowany (np. zbiory papierowe) oraz od tego, czy dane są lub mogą być przetwarzane w zbiorach danych. Obejmuje standard postępowania względem podmiotów, z którymi Administrator współpracuje.
Polityka jest przechowywana w wersji elektronicznej oraz w wersji papierowej w siedzibie Administratora i wraz z dokumentami z nią powiązanymi powinna być systematycznie aktualizowana.
Polityka jest udostępniana do wglądu osobom uprawnionym do przetwarzania danych osobowych na ich wniosek, a także osobom, którym ma zostać nadane upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, celem zapoznania się z jej treścią.
Dla skutecznej realizacji Polityki Administrator danych zapewnia:
odpowiednie do zagrożeń i kategorii danych objętych ochroną środki techniczne i rozwiązania organizacyjne, prowadząc rejestr czynności przetwarzania
możliwość efektywnego wykonania każdego typu żądania dotyczącego ochrony danych osobowych
monitorowanie zastosowanych środków ochrony.
Administrator danych zapewnia, że czynności wykonywane w związku z przetwarzaniem i zabezpieczeniem danych osobowych są zgodne z niniejszą Polityką oraz odpowiednimi przepisami prawa.
Określenie środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych dla zapewnienia poufności, integralności i rozliczalności przetwarzanych danych
Administrator danych zapewnia zastosowanie środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych dla zapewnienia poufności, integralności, rozliczalności i ciągłości przetwarzanych danych.
Zastosowane środki ochrony (techniczne i organizacyjne) powinny być adekwatne do stwierdzonego poziomu ryzyka dla poszczególnych systemów, rodzajów zbiorów i kategorii danych. Środki obejmują:
ograniczenie dostępu do pomieszczeń, w których przetwarzane są dane osobowe, jedynie do osób uprawnionych. Inne osoby mogą przebywać w pomieszczeniach wykorzystywanych do przetwarzania danych jedynie w towarzystwie osoby uprawnionej;
zamykanie pomieszczeń tworzących obszar przetwarzania danych określony w pkt 5 na czas nieobecności osoby uprawnionej, w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osób trzecich;
wykorzystywanie zamykanych szafek i sejfów do zabezpieczenia dokumentów;
wykorzystywanie niszczarki do skutecznego usuwania dokumentów zawierających dane osobowe;
ochronę sieci lokalnej przed działaniami inicjowanymi z zewnątrz przy użyciu sieci firewall;
wykonywanie kopii awaryjnych danych;
ochronę sprzętu komputerowego wykorzystywanego u Administratora danych przed złośliwym oprogramowaniem;
zabezpieczenie dostępu do nośników danych przy pomocy haseł dostępu;
wykorzystywanie szyfrowania danych przy ich transmisji.
4. Obowiązki i odpowiedzialność w zakresie zarządzania bezpieczeństwem danych osobowych
Wszystkie dane osobowe są przetwarzane przez Administratora z poszanowaniem zasad przetwarzania przewidzianych przez przepisy prawa:
w każdym wypadku występuje chociaż jedna z przewidzianych przepisami prawa podstaw dla przetwarzania danych;
dane są przetwarzane rzetelnie i w sposób przejrzysty;
dane osobowe zbierane są w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami;
dane osobowe są przetwarzane jedynie w takim zakresie, jaki jest niezbędny dla osiągnięcia celu przetwarzania danych;
dane osobowe są prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane;
czas przechowywania danych jest ograniczony do okresu ich przydatności do celów, do których zostały zebrane, a po tym okresie są one anonimizowane bądź usuwane;
wobec osoby, której dane dotyczą, wykonywany jest obowiązek informacyjny zgodnie z treścią art. 13 i 14 RODO;
dane są zabezpieczone przed naruszeniami zasad ich ochrony.
Przed rozpoczęciem przetwarzania danych osobowych w oparciu o zgodę Administrator weryfikuje, czy zgoda jest najbardziej odpowiednią podstawą prawną przetwarzania danych osobowych. Zgoda ma charakter odrębnego oświadczenia woli, spełnia wymogi dobrowolności, konkretności, świadomości i jednoznaczności.
Wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych jest odnotowane w sposób zautomatyzowany. O sposobie wycofania zgody należy zakomunikować zanim zgoda zostanie pozyskana. Po wycofaniu zgody Administrator weryfikuje możliwość i zakres dalszego przetwarzania danych. Jeżeli zgoda została wycofana i brak innej podstawy przetwarzania danych, to dane osobowe należy co do zasady usunąć, z tym, że możliwe będzie pozostawienie danych osobowych w zakresie niezbędnym do obrony przed roszczeniami.
Administrator po otrzymaniu żądania na podstawie art. 15–22 RODO:
a) weryfikuje rodzaj żądania, w miarę możliwości prosząc osobę, której dane dotyczą, o podanie dodatkowych informacji,
b) sprawdza, czy żądanie jest możliwe do zrealizowania oraz czy nie zachodzą przesłanki wyłączające możliwość realizacji żądania,
c) weryfikuje czas oraz środki potrzebne na realizację żądania.
Za naruszenie lub próbę naruszenia zasad przetwarzania i ochrony danych osobowych uważa się w szczególności:
naruszenie bezpieczeństwa systemu informatycznego, w którym przetwarzane są dane osobowe, w razie ich przetwarzania w takim systemie;
udostępnianie lub umożliwianie udostępniania danych osobom lub podmiotom do tego nieupoważnionym;
zaniechanie, choćby nieumyślne, dopełnienia obowiązku zapewnienia ochrony danych osobowych;
przetwarzanie danych osobowych niezgodnie z założonym zakresem i celem ich zbierania;
spowodowanie uszkodzenia, utraty, niekontrolowanej zmiany lub nieuprawnionego kopiowania danych osobowych;
naruszenie praw osób, których dane są przetwarzane.
5. Monitorowanie zastosowanych środków ochrony
Dane osobowe przetwarzane przez Administratora gromadzone są w zbiorach danych.
Administrator danych nie podejmuje czynności przetwarzania, które mogłyby się wiązać z poważnym prawdopodobieństwem wystąpienia wysokiego ryzyka dla praw i wolności osób. W przypadku planowania takiego działania Administrator danych wykona czynności określone w art. 35 i nast. RODO.
W przypadku planowania nowych czynności przetwarzania Administrator dokonuje analizy ich skutków dla ochrony danych osobowych oraz uwzględnia kwestie ochrony danych w fazie ich projektowania.
Administrator danych prowadzi rejestr czynności przetwarzania, który jest narzędziem rozliczania zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych
Obszar przetwarzania danych osobowych
Obszar, w którym przetwarzane są dane osobowe na terenie Administratora obejmuje pomieszczenie biurowe zlokalizowane Droginia 271a, 32-400 Myślenice.
Dodatkowo obszar, w którym przetwarzane są dane osobowe, stanowią wszystkie komputery przenośne oraz inne nośniki danych znajdujące się poza obszarem wskazanym powyżej.
Naruszenia zasad ochrony danych osobowych
W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych Administrator danych dokonuje oceny, czy zaistniałe naruszenie mogło powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.
W każdej sytuacji, w której zaistniałe naruszenie mogło powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, Administrator zgłasza fakt naruszenia zasad ochrony danych do PUODO bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 72 godzin po stwierdzeniu naruszenia. Zgłoszenie naruszenia dokonuje za pośrednictwem formularza internetowego dostępnego pod adresem: https://uodo.gov.pl/pl/134/233
Jeżeli ryzyko naruszenia praw i wolności jest wysokie, Administrator zawiadamia o incydencie także osobę, której dane dotyczą.
Powierzanie i udostępnianie danych osobowych
Administrator danych może powierzyć przetwarzanie danych osobowych innemu podmiotowi wyłącznie w drodze umowy zawartej w formie pisemnej, według przygotowanego wzoru, zgodnego z wymogami wskazanymi dla takich umów w art. 28 RODO.
Przed zawarciem umowy powierzenia Administrator danych w miarę możliwości dokonuje weryfikacji kontrahenta poprzez uzyskanie informacji o dotychczasowych praktykach procesora dotyczących zabezpieczenia danych osobowych.
Zarówno w przypadku powierzenia, jak i udostępnienia danych, Administrator wskazuje w polityce prywatności lub właściwej klauzuli informacyjnej informacje, komu dane będą ujawnione tj. o odbiorcy lub kategorii odbiorców (zgodnie z art. 13-14 RODO).
Przekazywanie danych do państwa trzeciego
Administrator danych nie będzie przekazywał danych osobowych do państwa trzeciego, poza sytuacjami, w których następuje to na wniosek osoby, której dane dotyczą.
Postanowienia końcowe
Integralną część niniejszej Polityki bezpieczeństwa stanowi rejestr czynności przetwarzania danych osobowych.
Klauzula do zbierania wizytówek (na eventach i w innych miejscach)
Poprzez wrzucenie swojej wizytówki do pudełka przyjmujesz do wiadomości, że:
Administratorem danych osobowych jest MARDIM BUDOWNICTWO SP. Z O.O. (Droginia 271a, 32-400 Myślenice).
Dane osobowe będą przetwarzane w celu nawiązania kontaktu drogą mailową lub telefoniczną z wykorzystaniem danych kontaktowych zawartych na wizytówce oraz prowadzenia dalszej korespondencji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Jeżeli korespondencja będzie dotyczyła procesu zawierania lub wykonania umowy przez Administratora, dane osobowe będą przetwarzane także w tym celu (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Administrator może przetwarzać dane osobowe pozyskane w związku z prowadzoną korespondencją mailową także w celu dochodzenia lub obrony przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) czy w celu realizacji ciążących na nim obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji w/w celów.
Dane nie będą nikomu udostępniane, chyba, że będzie to niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest Administrator danych lub wynikać to będzie z przepisów prawa. Administrator może powierzyć Twoje dane np. dostawcom usług informatycznych czy księgowych.
Przysługuje Ci prawo dostępu do danych, w tym uzyskania kopii danych, prawo do przenoszenia danych, prawo do sprostowania i usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania oraz prawo do zgłoszenia sprzeciwu (gdy przetwarzanie następuje na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).
Dane osobowe zostaną usunięte lub zanonimizowane maksymalnie po upływie potencjalnych roszczeń związanych z prowadzoną korespondencją, w szczególności wynikających z procesu zawierania i realizacji umowy zawartej przez Administratora czy zobowiązań publicznoprawnych, lub wcześniej jeżeli zgłosisz skuteczny sprzeciw.
We wszelkich kwestiach dotyczących ochrony danych można się kontaktować pisząc na adres siedziby Administratora lub na adres mailowy: biuro@mardim.pl
Klauzula zgody na informacje handlowe drogą elektroniczną
Jeżeli chcesz otrzymywać od MARDIM BUDOWNICTWO SP. Z O.O. informacje handlowe drogą elektroniczną, wypełnij puste pola oraz zaznacz i podpisz wskazaną poniżej zgodę:
Adres e-mail_________________________
Imię i nazwisko_______________________
[…] Wyrażam zgodę, aby MARDIM BUDOWNICTWO SP. Z O.O. (Droginia 271a, 32-400 Myślenice) wykorzystał podany przeze mnie adres e-mail do systematycznego przesyłania informacji handlowych związanych z produktami i usługami dewelopera.
[…] Wysyłka wyżej wymienionych maili łączy się z przetwarzaniem danych osobowych (adresu mailowego, imienia i nazwiska). Zaznaczenie wyżej wymienionej zgody oznaczać będzie także, że chcesz by Twoje dane były przetwarzane w wyżej wskazanym celu.
____________________________
(podpis)
Administratorem danych osobowych jest MARDIM BUDOWNICTWO SP. Z O.O. (Droginia 271a, 32-400 Myślenice).
Dane osobowe będą przetwarzane w celu systematycznego przesyłania/przekazywania informacji handlowych związanych z produktami i usługami Administratora danych na podany przez Ciebie adres e-mail (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
Wyrażenie zgody jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji w/w celów. Zgoda może być w każdej chwili wycofana. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
Dane nie będą nikomu udostępniane, chyba, że będzie to niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest Administrator danych lub wynikać to będzie z przepisów prawa. Administrator może powierzyć Państwa dane np. dostawcom usług informatycznych czy księgowych.
Przysługuje Państwu prawo dostępu do danych, w tym uzyskania kopii danych, prawo do przenoszenia danych, prawo do sprostowania i usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania oraz prawo do zgłoszenia sprzeciwu (gdy przetwarzanie następuje na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Przysługuje Państwo prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).
Dane osobowe zostaną usunięte lub zanonimizowane po wycofaniu zgody na wysyłanie informacji handlowych drogą elektroniczną, z wyłączeniem zakresu niezbędnego do udokumentowania prawidłowego wykonania obowiązków związanych z przetwarzaniem danych na potrzeby obrony przed roszczeniami (art. 6 ust. lit. f RODO).
W celu wykonania wyżej wymienionych praw, należy skierować żądanie poprzez wiadomość e-mail: biuro@mardim.pl lub przesłanie informacji na adres siedziby Administratora.